EP81【慢享閱讀】從《一流工作者都在用的待辦清單》學習：10步驟，打造適用於你的To-Do List

Hello, 大家好，我是Juliana，感謝你收聽慢生活的朱莉安娜第81集。

今天要與你分享的是一本排版非常簡約，章節簡潔明瞭，讀起來輕鬆無負擔，卻又保證收穫滿滿的工具書，書名是《一流工作者都在用的待辦清單》。就連書名都一目了然，馬上就能知道大概是在說些什麼的書喔！這本書的副標題是：省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式，裡面有介紹十種最受歡迎的待辦清單系統。

我自己是從很久很久以前就蠻沉迷這類講述任務管理相關的書籍以及工具的，所以書中介紹的待辦清單系統對我來說並不陌生，有好幾個甚至都是我曾經使用過的喔！但是，假如你是想要透過待辦清單來管理你的日程，卻始終不得其法的話，這本書就非常適合你。除了剛才所提到的，裡面有介紹十種最受歡迎的待辦清單系統，還會教你如何打造適合你的待辦清單以及如何有效使用你的待辦清單系統。

《一流工作者都在用的待辦清單》雖然最主要傳達的是帶你打造屬於你的，同時有效的待辦清單，但我覺得裡面的，算是心法嗎？並不單單是幫助你提高生產力以及工作效率，而是希望你能夠透過這些待辦清單的使用，輕鬆管理你的工作和家庭，把珍貴的時間花在對你來說最重要的事情上。

若你是個拖延症末期患者或是你的待辦事項早已堆積如山，讓你很棘手卻難以下手的話，這集節目以及這本書就是來拯救你的！

準備好了嗎？讓我們開始今天的精彩內容吧！

首先，我就是個待辦清單愛用者，我會把所有的大任務，不管是工作還是生活瑣事都拆分成小小的小任務。最開始，還在唸書的時候呢，我都是用手寫的方式記錄在記事本，出社會工作後，我用的是windows系統的桌面行事曆，直到最近幾個月開始接觸notion，所以就把所有的任務轉移到notion上。不知道你又是如何管理你的工作以及生活瑣事呢？

我在《一流工作者都在用的待辦清單》這本書中看到一個蠻讓我震驚，想想又覺得挺情有可原的調查數據。這是由生產力app開發商iDoneThis所提供的調查數據：

（一）有41%的待辦事項，從未被完成；

（二）有50%已完成的待辦事項，是在一天內被完成；

（三）有18%已完成的待辦事項，是在一小時內被完成；

（四）有10%已完成的待辦事項，是在一分鐘內被完成。

這樣的調查數據顯示，有41%的待辦事項從未被完成的結果有讓你感到驚訝嗎？我是覺得41%的數字確實不小，但又挺合情合理喔！因為我呢，也有很多寫在待辦清單的任務會被我無限延期或是真的忙不來就無疾而終的。如果你也是如此，那你有想過是什麼原因讓我們明明用著有系統的管理方式，卻還是無法有效的完成任務嗎？

最理想的情況，應該是可以在一天結束時，劃掉當天To-Do List 上的每個任務。可是，你細想想，這樣可以劃掉所有任務的日子是不是屈指可數呢？在《一流工作者都在用的待辦清單》一書中，有提到8個無法完成待辦事項的原因。這8個原因中的任何一個原因呢，都具有強大的破壞力，絕對會妨礙你準時完成任務喔！在這裡呢，我就用其中3個原因來與你分享。

（一）你誤解了待辦清單的目標

你是為了什麼而建立待辦清單呢？你希望利用待辦清單來達成哪些事情呢？我相信啊，很多人建立待辦清單都是為了「完成工作任務」，然而這並不完全是建立待辦清單該有的目標喔！待辦清單的主要目的是幫助你管理任務以及專案，清楚地界定出任務的優先順序，算是第二大腦的存在喔！因為當我們把任務用工具記下來，我們就不需要再把所有的事情都記在腦中。因此，待辦清單並不是用來完成所有任務的工具，而是確保你能完成「正確」且重要事情的工具。

（二）你忽略了截止日期

「沒有截止日期的待辦清單，就是一個願望清單。」我超級認同這句話。如果你在寫下待辦事項時，沒有押上一個截止日期，你的任務通常都會被無限延期，要是你要做的是一個專案，裡面或許有很多大大小小的任務，那在每個任務都沒有押上截止日期的情況下，你的專案就會漸漸失控。因為當你忽略了截止日期，你可能就不知道你能掌控的時間有多少，導致重要事項呢，往往會被延遲或是遺忘。

在這裡和你分享一個很有趣的定律，叫做「帕金森定律」。這個定律說的是：

你有多少時間可以完成工作，你就會延展你的工作來填滿可用的時間。

（Work expands so as to fill the time available for its completion.）

這段話是從英文翻譯過來的，同樣句子的另一個翻譯是說：

在工作能夠完成的時限內，工作量會一直增加，直到所有可用時間都被填充為止。

聽起來文縐縐的喔！簡單來說：

當我們給自己越多時間完成一項任務，我們就會下意識的花越多時間來解決那項任務。

這就好比你以前唸書的時候，明明很快就能完成的作業，你就是會在最後一刻才腎上腺素大爆發，在截止時間之前繳交作業吧？因此，我們非常需要一個能帶來緊迫感的截止日期，幫助我們根據完成任務與專案所需的時間，來排定任務的優先順序。

（三）你的清單太長了

我本身就是個蠻貪心的人，想做的事情永遠都多到爆炸，但我的時間卻和你的時間一樣，一天只有24小時喔！因此，我的待辦清單也總是塞好塞滿。這樣的待辦清單呢，就像是永遠不會結束的每日任務清單，效率反而會變得更低，也會讓思緒更加混亂。因為這種落落長的清單只會分散你的注意力，當你要做的任務太多時，你反而不知道應該從哪裡下手，應該要先做哪一個任務。這樣的清單呢，根本就是有效助長拖延行為喔！

再來就是太長的清單非常不好管理，因為這裡面包含了許多次要或者根本不重要的事項，導致真正重要的任務反而被掩蓋或是忽視掉。而且啊，這樣長的清單也會讓人覺得沮喪，畢竟每到一天的結束，要進行盤點時，你就會發現你並沒有徹底完成當天的任務，你還要幫那些未完成的任務找個日子重新塞進去。長久下來，你要嘛就乾脆擺爛不再使用待辦清單，覺得這些都是騙人的，要嘛就是因為不斷地感覺到自己無法完成所有事情而產生不必要的壓力以及焦慮。所以呢，趕快看一下你現在的待辦清單長得如何？如果你現在的清單已經有7個以上的任務，就是時候清理和精簡一下囉！

聽到這裡，你發現了嗎？原來平常覺得再簡單不過的待辦清單的背後，居然有著如此龐大的學問喔！我覺得待辦清單蠻像是任務斷捨離的系統，透過一些技巧精選出真正有意義的任務來執行，讓我們能夠在正確的時間，進行正確的任務。在《一流工作者都在用的待辦清單》一書中，作者有列出10個最多人使用的待辦清單系統或方法，同時客觀地分析每個系統的優缺點，譬如：

（一）大量、全包式清單（把你能想到的每個任務都寫在單一清單上）；

（二）「3+2」策略（三項大型任務加上兩項小型任務）；

（三）專案型系統（根據專案與其相關任務建立一個專屬清單，分類管理待辦事項）。

零零總總，加起來有十個，我在這裡就不花太多的篇幅介紹囉！因為這本書真的蠻值得閱讀的，所以如果你想瞭解更多的話，可以點這裡到金石堂查看《一流工作者都在用的待辦清單》介紹，希望你可以把書找來好好研究研究啦！

接下來，我想與你分享的是作者在書中經由分析10個最受歡迎的待辦清單系統後，提出的10個步驟，一步一步地帶你建立一個專屬於你，對你來說非常有效果的待辦清單。

（一）區隔當前的任務與未來的任務

為了建立一個有效的待辦清單，首先要明確區分出哪些任務是需要立即處理的，哪些是可以推遲到晚一點再處理的。因此，你可以將你的任務清單分成兩張：

（1）「當前任務」清單：來決定如何分配你在每一天的時間和注意力，而且這個清單上的任務必須在每天結束之前完成；

（2）「未來任務」清單：追蹤未來某個時刻需要你關注的所有事項。

需要注意的是，在你的工作期間，你不會使用到「未來任務」清單，你只有在每天結束時才參考它，用它來建立你明天的待辦清單。

（二）根據預期成果定義任務

在建立待辦清單時，將任務和你想要的成果連在一起時非常重要。因為很多時候，我們去做某件事的唯一原因，就是做了這件事是否能讓你距離實現某個特定目標越來越近。譬如，很少人會在閒暇時學習微積分，大多數會這麼做的人都是為了完成課堂作業或者是準備考試。所以呢，我們會採取某種行動往往是為了實現具體成果。

舉例來說，當你的待辦清單中有個任務叫做「打電話給父母」，你應該是有打電話給他們的理由吧？或許你是想問候他們，又或者你想邀請他們出席你的重要日子。而打電話給父母就是為了完成這項具體的目標。因此，在任務旁邊寫下每個任務的具體目標和期望的結果，你就更有可能完成這件事。

（三）把專案拆解成多項單獨的任務

我特別喜歡書中提到的例子。這個例子是這樣的：「請問你知道要怎樣吃掉一頭大象嗎？」答案非常簡單，就是一次一小口。你的專案就和大象一樣，當你將專案或任務拆解成多個小任務，就可以使整個過程更具可管理性和可行性。這樣做有助於細化任務，讓你的任務更具體，從而降低開展工作的門檻。

我相信過年前，你應該有為家裡進行大掃除吧？那我就用「打掃房子」作為例子。假設你的總清單上有一個任務是「打掃房子」，用膝蓋想都知道勢必要花費好幾個小時才能完成吧？如果把這項專案列為單一事項，肯定會讓你覺得有壓力，甚至不知道該如何開始。所以呢，讓我們一起將這個艱難的，打掃房子的專案拆解成多個較小的任務，同時讓每項任務保有它的重點。

打掃房子這件事情可以拆分成：

（1）清理廚房流理台；

（2）拖廚房的地板；

（3）清洗一樓的浴室；

（4）清洗二樓的浴室；

（5）用吸塵器打掃地板；

（6）除去傢俱上的灰塵等。

你有注意到嗎？剛才的任務拆分讓每個任務都獨立出來，你完全不需要依照一定的順序來解決他們，同時你還能更清楚地理解和規劃每個任務所需的時間（像是花十五分鐘拖廚房的地板、三十分鐘清洗一樓的浴室等等）讓你可以更容易地推進「打掃房子」這項專案的進度。

（四）為每項任務設定截止日期

如果你沒有聽到放空，你應該已經知道截止日期的重要性了。截止日期能有助於我們把時間與注意力集中在重要的任務上並確保整個計畫按時進行。出於這個理由，你可以為每一項任務設定截止日期來幫助你知道何時需要完成該項任務，從而提供了明確的時間框架。

需要注意的是，你必須確保你所設定的截止日期是合理並充分考慮到每一個任務所需的時間和複雜性，同時也要考慮到整個計畫的總時間表。不過，日期也不是說你訂了就是死的，完全不能改變的。日期是可以根據任務的優先順序以及急迫性進行更改，同時日期也不需要非常精確，像是你可以將截止日期設定成「八月中」，不一定要設定成「八月十四號」。

在設定截止日期這方面，也是有小小策略的喔！

首先，你要確保每個截止日期都是能夠實現的；

其次，是為每個截止日期提出一個理由。舉例來說，假設你想要在過年前完成打掃房子這件事，你可以將掛上新年裝飾作為打掃房子的最後一個小任務，同時把這個任務的截止時間訂在大年初一的前一個禮拜。這樣一來，你的截止日期與實際情況就會是相符的。

最後，給自己更少的時間去完成任務，避免掉入前面提到的「帕金森定律」。我們傾向於讓自己擁有太多的時間去完成事情，而縮短時間呢，可以提高你的注意力，進而提高效率以及生產力。所以呢，在建立待辦清單時，不要忘了為每項任務設定截止日期，以確保計畫按時進行並順利完成。

（五）把當前任務的數量限制在七項

待辦清單最常見的問題之一是，它們太長了。一開始可能就只有幾項任務，但隨著時間的推移，最後變成包含幾十項任務的清單。過長的清單除了讓人感到不知所措，要完成包含幾十項任務的清單更是不可能的任務。雖然這種情況是可以理解的，畢竟在每天都會有新的專案被構想出來，同時從中產生新的任務。但這不代表你應該要把這些新產生的任務都列入你的每日工作清單中。因此，你要做的是限制你的每日清單上的任務數量。

在《一流工作者都在用的待辦清單》一書中，作者的建議是把任務限制在七項，而這些任務呢，是指需要至少花費十五分鐘才能完成的事情。因為你會在篩選任務時發現，有許多任務其實你完全可以在一到兩分鐘就處理好的，譬如：整理你的床鋪、檢查你的語音信箱、分類你的郵件等，這些事項都不應該出現在你的每日待辦清單中，因為它們只會讓你的清單增加到排山倒海、慘不忍睹，最後無力去執行。所以呢，這七項任務必須是你最重要、最緊急的任務或者是最能推動目標達成的任務。

（六）依據專案、類型或地點來管理任務

將待辦清單按照不同的專案、任務類型或地點進行分類和管理，可以使整個清單更有組織性、更容易管理。譬如：寫一本書、改造廚房、買一台車等就屬於專案；分析型的工作、創造型的工作、無需動腦就能做的工作等就屬於不同的任務類型；而不同的地點呢，也需要有屬於自己的清單，像是在辦公室、在家中或是在路上。

這種分類方式可以根據不同的專案或項目，將相關的任務分組在一起，從而更好地跟蹤和處理整個專案的進度。舉例來說，用吸塵器打掃客廳就很顯然是一項以地點為基礎的任務。你只有在家中才能做這件事，所以呢，如果你打算一整天都待在辦公室，那就沒有必要把這項任務放到你的每日清單。

（七）刪掉清單上不必要的任務

假如你想要有效使用待辦清單，那你能做的最重要的一件事就是，讓你的總待辦清單保持簡單。有時候啊，待辦清單上就是會出現一些不必要或者根本不重要的任務，而這些任務卻很可能會分散你的注意以及降低你的效率。所以呢，我們必須定期精簡清單，刪掉那些不再重要或者與目前的目標不再相符的任務。否則，隨著每天在清單上增加新的事項，清單可能很快就會變得難以管理。

在這個步驟中，我們要做的是檢視每一項任務，問一問自己：

這個任務是否對你目前的目標有所貢獻呢？

是否值得你花時間和精力去完成呢？

要是有任何的任務不再對你的目標或是計畫有意義，又或者這個任務早就已經過了時效，同時也不再重要了，就請你不要猶豫，直接將它們從清單上刪除。

這種可以毫不猶豫刪除的任務呢，大致可以分成四種：

（1）範圍過於廣泛的願望（譬如：改造廚房、明年夏天帶家人去旅行等）；

（2）缺乏情境的且不明確的任務（像是打電話給某個人，但你是為了什麼而打電話呢？如果你沒有打這通電話，對你重要的工作會有什麼影響嗎？）；

（3）不會造成任何影響的不重要任務（譬如：隨手記下的任務，事後卻不知為何記下的任務）；

（4）下定決心要做的事。這類型的任務呢，就稍微特別一點，畢竟有個目標是件好事，但是呢，錯把目標當任務就不太妙囉！你應該要做的是把下定決心要做的事當作專案，為這件事建立出單獨的目標清單。

總而言之呢，在建立待辦清單時，刪掉那些不必要的任務絕對是確保清單保持高效和實用的關鍵。

（八）預估完成每項任務所需的時間

你應該要了解你的總清單中的每個待辦事項，需要花多久的時間才能完成。這有助於你更好地安排時間和資源並確保你能夠有效地完成每個任務。在預估時間的時候呢，需要考慮任務的複雜性、工作量以及必須清楚執行任務會需要用到哪些東西，包括你的工具、你會用到的資料以及其他需要投入的資源。

舉例來說，假設在你的待辦清單中有一個任務是「幫老闆完成應收帳款的報告」。為了完成報告，你可能就需要用到公司銷售部門所提供的資料，也需要參考上週或是上個月的應收帳款報告以及現金流量表等。所以呢，在預估完成任務所需的時間的時候呢，這些獲得必要資訊與資源所花費的時間都應該一併考慮進去。

（九）使用主動式動詞引導每項任務

在建立待辦清單時，使用主動式動詞可以使任務描述更加清晰和具體並提高你的工作效率。而且啊，採用合適的字眼更能激勵自己採取行動喔！因為主動式動詞通常指示了一個明確的動作，幫助你更清楚地理解每項任務需要做什麼，譬如：完成XX、撰寫XX、檢視XX等動詞可以讓你清楚地了解該任務的具體行動，你也就會更願意去完成這些事項。

如果你只是很模糊地寫下缺少動詞的「任務」，像是洗衣工作、媽媽的生日蛋糕、與父母共進晚餐等等，那這些「任務」就根本稱不上是「任務」，其實就只是個筆記而已喔！可是，當我們為這些毫無感情的筆記加上動詞呢，你就會發現這些內容從筆記轉變成真正有效的任務了。譬如：啟動洗衣機進行洗衣工作、為媽媽購買一個生日蛋糕、打電話給父母，約他們一起共進晚餐的日子。你發現了嗎？這些啟動、購買、打電話等動詞都在確切地告訴我們該怎麼做。

此外，動詞能讓估計任務完成的時間變得更加容易。因為你很難知道「洗衣工作」這項任務需要花費多長的時間，但你可以在五分鐘之內就完成「啟動洗衣機進行洗衣工作」這項任務。因此，主動式動詞傳達了非常積極且明確的行動意圖，自然就能提高工作的動機和效率囉！

（十）留意有哪些任務需要其他資源的投入

你的每日待辦清單上，一定會有一些任務呢，是需要其他資源投入的。這些資源可能包括時間、金錢、人力、技能或工具等。譬如：你可能正在處理一項以團隊為基礎的專案，所以呢，你需要某些團隊成員先完成特定的任務，接著你才有辦法處理你負責的部分。

就算你是獨立作業，其他資源的投入對你的工作流程來說呢，可能還是挺重要的，像是你負責幫老闆完成應收帳款的報告，那你可能就會需要銷售部門的同事提供資料。在這種需要與人合作的情況下，需要等待別人先進行才能接手完成的待辦事項呢，你可以在清單上寫上簡短的說明，包括你需要的資料類型、格式（像是電子郵件、電話、報告等）以及你預期對方能交付給你的日期。

這樣一來，若你沒有準時收到別人交給你的東西，你的預期交付日期就能提醒你向對方進行追蹤。我自己是覺得這個步驟在合作關係中相當重要，因為大部分的人都會忽略這個步驟，導致他們的工作流程是建立在他人的配合之上的，因而完全毀掉他們對於完成任務所需的時間預估，變得在不確定的狀態下浪費許多寶貴的時間在等待別人採取行動。

以上就是10個打造專屬於你的待辦清單的步驟。

雖然我覺得To-Do List這種東西非常需要和個人的生活習慣配合，有所掛勾，用起來才能得心應手，但不得不說，作者在《一流工作者都在用的待辦清單》一書中所提供的步驟都言之有物，非常有道理喔！我本身也是這樣為自己創建待辦清單的，用起來當然還是會有值得改進的地方，像是我的每日待辦清單往往都超出7個項目，但整體來說呢，用起來的感覺還不賴。因此在結束這集節目之前，我們來小小複習這10個步驟吧！

（一）區隔當前的任務與未來的任務；

（二）根據預期成果定義任務；

（三）把專案拆解成多項單獨的任務；

（四）為每項任務設定截止日期；

（五）把當前任務的數量限制在七項；

（六）依據專案、類型或地點來管理任務；

（七）刪掉清單上不必要的任務；

（八）估計完成每項任務所需的時間；

（九）使用主動式動詞引導每項任務；

（十）留意有哪些任務需要其他資源的投入。

總得來說，我真心大推《一流工作者都在用的待辦清單》這本書，它真的是本相當容易入手的工具書，就算你平時沒有閱讀習慣，裡面言簡意賅的描述也能讓你順利吸收以及消化喔！透過有系統、有邏輯的方式建立你的待辦清單，你就能按部就班地完成應該要做的事，而不會再漫無目的或是只挑看起來簡單卻絲毫不重要的任務來做，把時間都默默消耗掉喔！

好啦！這一集的節目就來到尾聲囉！非常感謝你願意在百忙之中收聽慢生活的朱莉安娜，希望你喜歡本期的節目內容。要是你也有看過這本書或是你對任務管理也很有心得，我都非常歡迎你與我分享喔！我會留守Instagram，我的IG帳號是@julianachoocom，期待能收到你的留言或是私訊給我。

假如你真的真的很害羞，但又覺得本期節目真的真的很不錯，期待你能訂閱這個節目，同時花一點點的時間，幫我到Apple Podcast或Spotify給我5顆星加留言，讓更多的人有機會看到並收聽這個節目喔！心有餘力，想用行動支持我的話，歡迎點擊左下方Buy me a coffee的贊助連結，只需要1塊錢的美金，你就能成為我的sugar daddy and mummy，贊助我購買更多的喉糖，讓我能繼續在這裡用聲音分享更優質的內容給你。

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我是Juliana，期待與你的再次相遇。